Op Rob’s Productivity Tips kun je een aantal leuke video’s bekijken die het leven van Rob aanzienlijk vereenvoudigen. De eerste episode gaat over Tracking Numbers in Personal Information Management. In deze episode wordt uitgelegd hoe Tracking Numbers het terugvinden van gerelateerde elektronische documenten aanzienlijk vereenvoudigt. Ook wordt uitgelegd hoe deze nummers het archiveren en terugvinden van referentie artikelen makkelijker maakt. De tweede episode gaat over de Pile-File methode voor het opbergen en terugvinden van papieren documenten. Deze manier van opbergen combineert de positieve kanten van ‘pilen’ (stapelen) en ‘filen’ (archiveren). Wat zijn voor jou andere interessante videoseries op het gebied van productivity?

Ik ben er aan verslingerd, dat geef ik meteen maar toe: weten dat er een dringende taak op mij ligt te wachten, maar eigenlijk geen zin hebben. Daarom nog even het laatste nieuws kijken, zien of iemand op Twitter nog wat interessants te melden heeft. En wacht, misschien heb ik wel nieuwe email (dat ik dat 10 minuten geleden ook controleerde, dat wil ik even niet weten). De Amerikanen hebben er een geweldig woord voor bedacht: procrastination. De beste Nederlandse vertaling die ik kan bedenken is Uitstelgedrag. Eigenlijk omvat dat alles waar het om gaat. Herken je de volgende situaties: Je doet de hele dag alleen taken die uiteindelijk wel moeten, maar net zo goed volgende week kunnen Je kijkt iedere tien minuten of je nieuwe email hebt, en daarna check je op nu.nl of er nog iets gebeurd is in de wereld – je weet tenslotte maar nooit Als iemand je iets vraagt te doen zeg je meteen “ja!” en gaat direct met die taak aan de slag Je kunt gemakkelijk je hele dag vullen zonder aan echt werk toe te komen. Uiteindelijk voel je je er niet goed bij en bekruipt je ’s avonds het rotgevoel dat je eigenlijk niets gepresteerd hebt vandaag. Nog verder psychologiserend: als je niet uitkijkt, praat je jezelf rechtstreeks in een dal. Wees gerust, ik ben geen psycholoog en ook geen sombermans, dus hier zaag ik niet over door. Je snapt de strekking. Het probleem doet zich specifiek voor bij kenniswerkers. Jij bent als lezer van lifehacking.nl hoogstwaarschijnlijk iemand die tot die categorie behoort. En of je nu tijdens kantooruren in een blokkendoos bivakkeert, of zelfstandig in je pyjama op je werkkamer zit, meestal heb je ongefilterde toegang tot internet – en ligt het gevaar van procrastinatie keihard op de loer. Kijk eens diep in je eigen ogen (dat werkt het beste als je voor de spiegel gaat staan), voel jij je af en toe ook niet verleid om lekker doelloos wat rond te surfen op momenten dat je eigenlijk wat anders te doen hebt? Of heb je hiermee juist helemaal geen problemen, ga je altijd direct aan de slag met je eigenlijke werk? Dat kan natuurlijk best, en in dat geval wil ik je hartelijk feliciteren; je werkt waarschijnlijk van nature effectiever dan een hoop andere mensen. Geniet daarvan! Het blijkt echter dat de meesten van ons moeite hebben die verleidingen van het web te weerstaan. Soms is dat overigens zeker niet erg. Geniet er vooral van je favoriete websites af te lopen wanneer je een taak voltooid hebt. Maar je zult zien dat je veel meer geniet wanneer je eerst productief bent geweest. Getting Things Done helpt je te focussen. Dat had je al begrepen uit de vele postings hierover op deze site. Maar hoe bereik je snel een staat waarin je 100% effectief aan het werk bent? Dat blijkt nog een hele kunst. Onze hersenen zijn – in tegenstelling tot wat veel mensen denken – helemaal niet tot multi-tasken in staat. Het lijkt wel alsof we een heleboel ballen in de lucht houden, maar als je goed kijkt zie je op enig moment echt maar één tegelijk in de lucht hangen. Tussen alle taken in hebben onze hersenen tijd nodig om de knop om te zetten in voorbereiding op een nieuwe taak. Teveel tegelijk willen doen leidt tot vooral tot meer tijd besteden TUSSEN taken, dus juist minder efficiënt werken. Er is veel geschreven over uitstelgedrag, vooral in het Engels. Ik heb geen uitputtend onderzoek gedaan, maar zeker is dat het onderwerp veel mensen bezighoudt. Een van de meest aansprekende mensen die veel over dit onderwerp schrijft is motivatie goeroe Steve Pavlina. In Overcoming Procrastination reikt hij suggesties aan om minder vatbaar te worden: reduceer je stressniveau voor zover je dat kunt, zorg voor voldoende lichamelijke activiteit, en… tadaaa: gebruik een goed actie management systeem! Als afsluiter heb ik drie kleine tips voor je om het onderwerp concreet te maken, en jou meteen aan de slag te laten gaan: Zorg dat je een duidelijke takenlijst hebt en werk de onderdelen daarop 1 voor 1 af. Neem korte pauzes tussen iedere taak Begin iedere dag meteen met je Meest Belangrijke Taak voor die dag gebruik een eierwekker om een vooraf vastgestelde tijd geconcentreerd aan 1 taak te werken (ik heb hier veel plezier van) Je kunt dus zeker zelf iets aan je uitstelgedrag doen. Maar dan is het wel tijd dat je het heft in eigen handen neemt. Veel succes in jou strijd om de procrastinatie in je leven te bestrijden

Privé en zakelijk lopen bij mij behoorlijk door elkaar. En ik zal vast niet de enige zijn? Zelf werk in alle vrijheid en op tijden die mij uitkomen. Als Virtual Assistant is dat ook mogelijk omdat ik niet fysiek gebonden ben aan een werklocatie. Bij mij kúnnen werk en privé dus door elkaar lopen. Daarbij scheelt het dat ik me als ZZP-er niet hoef te verantwoorden bij een baas. Maar kan iedereen die mogelijkheid creëren om zelf zijn werkzaamheden in te delen en daar een juiste balans in vinden? Webwerken Nu de maatschappij steeds digitaler wordt komen er ook andere vormen van samenwerken. Je hoeft niet meer elke dag fysiek bij elkaar te zijn. Niet voor niets komt de term ‘het nieuwe werken’ steeds vaker naar voren. Via online ‘tools’ kun je gemakkelijk data met elkaar delen zoals bijvoorbeeld in Google. Verder is er contact via e-mail en een gezamenlijk telefonisch overleg wordt gemakkelijk met Skype gepland. Je organiseert dus alleen bijeenkomsten voor het bespreken van zaken die niet op afstand kunnen. Toch is menig werkgever huiverig vanwege het feit dat hij de werknemer niet persoonlijk kan controleren. En helaas gaat de vlieger van het ‘webwerken’ niet voor alle branches op. Bijvoorbeeld als bouwvakker zul je iedere dag fysiek aanwezig moeten zijn. En de bakker op de hoek, die is eveneens afhankelijk van zijn medewerkers op locatie. Heb je als werknemer wel de mogelijkheid om vanuit huis te werken dan zijn werktijden meestal flexibeler. Of werkzaamheden nu overdag of ‘s avonds online gedaan worden, als de deadline maar wordt gehaald. Daar moet je dus een goede balans in zien te vinden. Betere Balans Een balans in het maken van de juiste beslissingen. Moeten werkzaamheden nu worden gedaan of kan het ook wachten? En wil ik me met privé-zaken bezighouden of moet ik nu zakelijk aan de slag? Beslissingen die niet altijd even gemakkelijk zijn. Dan kan Getting Things Done uitkomst bieden. Daarbij kun je ervoor kiezen om geen onderscheid te maken in zakelijke en privé aangelegenheden. Zo kun je op elk gewenst moment bekijken wat relevant is om te doen. De persoonlijke effectiviteit neemt daardoor toe en dat geeft een gerust gevoel. Ik kan me echter voorstellen dat het als werknemer moeilijker is om een keuze te maken. Je wilt niet het gevoel hebben dat je je baas tekort doet wanneer je met persoonlijke zaken bezig bent. Maar als je zorgt dat de ‘output’ goed is en je productiviteit toeneemt dan is het volgens mij een zeer prettige en werkbare combinatie. En indien er een mogelijkheid is, bijvoorbeeld als zelfstandig ondernemer, kun je jezelf ook de vraag stellen of je werkzaamheden zelf moet doen of dat ze ook uitbesteed kunnen worden? Als je kiest voor ‘outsourcen’ kan dat een hoop rust geven. In het boek The Four Hour Workweek van Timothy Ferriss lees je meer hierover. Er staan handige tips in over uitbesteden, effectief thuiswerken en beheersbaar omgaan met de ‘information overload’. Ook beschrijft hij zijn ervaringen met een VA. Het filmpje hieronder is een aanvulling daarop. Follow the Flow Nu je voor jezelf de werkzaamheden hebt ingedeeld en de juiste balans hierin hebt gevonden is je hoofd waarschijnlijk helderder. Je staat meer open voor de ‘flow’ doordat er plaats is gemaakt in het brein. Dus of je nu een zakelijk rapport uitwerkt of aan een persoonlijk blog bezig bent, het maakt niet meer uit want alles is in evenwicht.

Op weg naar huis of nog later, in bed, kom je er achter: vergeten mee te nemen of te doen! Een van de oplossingen is gebruik te maken van je dagelijkse gewoontes. De Engelse term is attentional surfaces. Dat zijn plaatsen waar je aandacht minstens een kwartier per dag naar uit gaat. Voor sommigen is dat de desktop, voor anderen de spiegel, je persoonlijke website, het dashboard van je auto, de deur van de koelkast, het memobord in de keuken. Die plaats moet natuurlijk niet al vol met zaken liggen die ook aandacht nodig hebben. Ik ken mensen die bij de voordeur een kastje hebben waar ze alle zaken neerleggen die ze niet moeten vergeten mee te nemen naar hun werk. Sommige artiesten schrijven op de spiegel van hun kleedkamer de naam van de stad waar ze optreden. Voorkomt vervelende situaties. Wie heeft een verrassende plaats? En vooral, hoe en wanneer gebruik je die?

Urawaza is een klein, Engels boekje met daarin meer dan 100 kleine Japanse hacks. Van hoe je je kleine zeepje weer groot stuk zeep kan maken, hoe je sneller kan rennen of zelfs hoe je nooit meer omvalt in de bus. Lifehacking behandelt iedere week een ander hoofdstukje. Hoofdstuk 1: Gezonde tips voor de zieke dagen In dit hoofdstuk worden hacks behandelt die je helpen tijdens het ziek zijn. Maar niet alleen tijdens het ziek zijn, ook worden andere problemen (als snurken en zweetvoeten) aan je lichaam behandeld. Hoe blijf je warm na een warm bad? Altijd als je uit bad stapt, komt er gelijk een koude rilling over je heen. Het bad was zo heerlijk warm en uit een warm bad stappen is verschrikkelijk. Je weet van te voren al dat je de warmte gaat missen. Gelukkig is daar een trucje voor! Zuig op een ijsblokje voordat je het bad uitstapt. Het idee erachter is dat je vanbinnen dan koud voelt, dus het contrast is niet zo groot als je het bad uitstapt! Hoe voorkom je bevroren tenen? Sommige mensen hebben nou eenmaal snel bevroren tenen. Je hoeft maar eventjes buiten te lopen of het is alweer raak, geen gevoel meer in je tenen en het moment dat ze ontdooien is ontzettend pijnlijk. Is daar een hack voor? Uiteraard. Stop een chili peper in je sok. De chili peper bevat een stofje genaamd capsaicine, wat je lichaam een warm gevoel geeft. Dat is ook de reden dat je kan gaan zweten van het eten van pepers. Als je er één in je sok stopt bij je tenen komt dit stofje alsnog in aanraking met je lichaam, waardoor je tenen warm blijven. Hoe stop je de hik? Op de kop staan, water drinken, achteruit tellen en adem inhouden. Werkt het? Waarschijnlijk niet. Voor al deze trucjes is ook geen verklaring te vinden. Urawaza heeft een hack waarmee je sowieso van je hik afkomt. Raak met het uiteinde van een pen je huig aan. Deze tip heeft een beetje een nare bijsmaak, omdat het ook de braakreflex veroorzaakt. Raak je huig ook echt heel erg kort aan, om dat te voorkomen. Je huig aanraken veroorzaakt dus de braakreflex, wat de spasmen van het diafragma (onderin je thorax) onderbreekt. Hierna kun je weer normaal ademhalen. Met deze 3 tips kom je al een stuk verder – lichamelijk gezien. Er staan nog meer in het boekje zelf!

Laatst zat ik een avond achter mijn laptop en probeerde een artikel te schrijven. Dat wilde echt niet vlotten, de inspiratie was ver te zoeken. Het wil nog wel eens helpen om dan even door mijn openstaande programma’s te bladeren en inderdaad, dat hielp. Wanneer ik inspiratie nodig heb, ga ik al gauw even door mijn vensters klikken. Ik heb ze namelijk niet voor niets openstaan, daar moet een reden achter gezeten hebben… En er viel me iets op. Social Media is een term waar je bijna mee dood gegooid wordt en blijkbaar ook in mijn laptop: Tweetdeck voor Twitter, Facebook en LinkedIn. Meebo voor al mijn Instant Messengers en natuurlijk Firefox met Gmail en de nodige bookmarklets. Alles staat permanent open, dat moet toch handiger kunnen! Toen dacht ik aan een artikel dat ik gelezen had op Social Mouths en dat ik opgeslagen had in mijn Read It Later lijst. De titel zegt eigenlijk alles: “Turn Firefox Into A Social Media Machine“. Klinkt interessant, daar ligt mijn inspiratie voor dit artikel. Mijn versie is geen Nederlandse vertaling van het origineel, maar een eigen interpretatie, zoals ik het gebruik. Firefox wordt dus de basis en met behulp van plugins en bookmarklets verander ik deze browser in een Social Media browser waarmee ik productiever kan werken, doordat taken uit handen worden genomen. De plugins: Yoono Yoono is een sidebar voor Firefox waarin je verschillende netwerken samen kunt brengen. Netwerken die je kunt koppelen zijn onder anderen Twitter, Facebook, LinkedIn. Maar ook instant message diensten, zoals MSN en Google Talk kunnen gekoppeld worden. Handig is dat heel de sidebar met één druk op de knop ingeklapt kan worden en dat je met een andere knop meerdere kolommen kunt openen à la Tweetdeck. Hier vind je de Firefox add-on. Read It Later Over Read It Later is al vaker geschreven hier en voor mij werkt het super. Tussen het werk door zie ik veel interessante artikelen langskomen die ik snel wil opslaan voor later. Dat kan met de Firefox add-on. WiseStamp WiseStamp is een plugin voor Firefox (en Chrome) waarmee je je handtekening in Gmail een stevige upgrade geeft. Je kunt bijvoorbeeld al je social network profielen kwijt, je laatste blog artikelen, qoutes enz. Bijna te veel om op te noemen. Zeker de moeite waard om even tijd in te steken. Je kunt hem hier vinden. Rapportive Toen ik nog Outlook gebruikte was ik een Xobni fan. Veel informatie over iedereen waar je contact mee had, zoals bijvoorbeeld Linkedin, Facebook en Twitter. Dit heb ik altijd gemist sinds ik overgestapt ben naar Gmail. Enige nadeel overigens in mijn ogen. Maar nu is er gelukkig Rapportive, een plugin voor Firefox die een sidebar aan Gmail toevoegt. Hierin kun je persoonlijke informatie over jouw contacten vinden indien deze beschikbaar is op internet. Erg handig dus. Bookmarklets: Readability Readability is een eenvoudige tool die het lezen van artikelen op het internet een stuk makkelijk maakt door alle afleiding rond het artikel weg te halen. De add-on vind je hier. TBuzz TBuzz is een bookmarklet van de zelfde maker van Readability die je kunt gebruiken als je een site wilt delen op Twitter. Door er op te drukken verkort je niet alleen de URL (Bit.ly), maar krijg je ook alle tweets te zien waarin er over deze site gepraat wordt. Misschien wel een reden om een gesprek of discussie met iemand aan te gaan die iets roept over de site. TBuzz is verkrijgbaar op hun site. Voordeel van deze manier werken is dat je deze plugins en bookmarklets samen met Firefox Portable overal mee naar toe kan nemen. Past precies in mijn plaatje van cloud computing

Eén van de basisbehoeften van Web 2.0 is dat bezoekers online hun meningen kunnen delen over de inhoud van een website of blog. Het vaakst geschiedt dat in de vorm van de welbekende commentsystemen. Neem maar eens een kijkje bij een nieuws- of actualiteitenblog. Na het bericht is er plaats voor de meningen van bezoekers, die vervolgens pagina’s vol typen met wat zij van het bovenstaande berichtje vinden. Niet alle bezoekers hebben de tijd of energie om te lezen wat eerdere bezoekers erover dachten en laten gewoon hun reactie achter. Vaak levert dat geweldige discussies op, omdat mensen verwachten dat als je reageert op een stuk, je wel eerst alle bovenstaande reacties hebt gelezen. In het ergste geval loopt het vuur hoog op en moet de moderator ingrijpen. Een andere manier van meningen verzamelen is de poll. Hier levert de bezoeker zijn verbale vrijheid in en kiest hij uit één van de vooraf ingestelde antwoorden. Handig, want je ziet meteen wat andere bezoekers vinden. En bijna hetzelfde als de poll is het ratingsysteem, waarbij een bezoeker zijn waardering in de vorm van (bijvoorbeeld) een aantal sterretjes uitdrukt. Ook de simpele Like-knop op Facebook is inmiddels razend populair. Polls en ratingsystemen zijn leuk voor ja/nee kwesties en geven snel een overzicht van wat bezoekers het meest kiezen, maar voor een uiteenzetting van vrije meningen zijn ze toch wat gelimiteerd. In deze tijd waarbij Twitteraars gedwongen worden om in 140 karakters te publiceren waar ze mee bezig zijn is het toch eigenlijk vreemd dat er niet meer tussenvormen zijn om kort je mening te posten op een website. Om aan deze behoefte tegemoet te komen ontwikkelde het in Amsterdam gevestigde Creative Heroes daarom een alternatief voor snelle online feedback: AnswerGarden. In AnswerGarden kun je je vrije mening achterlaten, maar deze is echter gelimiteerd tot 20 karakters. Je kunt dus niet hele verhalen typen zoals in een commentsysteem, maar je beperkt je tot de kern van je mening. Alle geposte antwoorden worden weergegeven in een soort woordenwolk (’wordcloud’), vergelijkbaar met de bekende tagclouds. Deze wolk groeit langzaam wanneer er meer antwoorden bijkomen. Laten we gewoon even naar een AnswerGarden kijken die is aangemaakt voor deze post: De handigste tip van Lifehacking.nl is… at AnswerGarden.ch. Meningen die vaker voorkomen worden met een groter lettertype weergegeven. Uiteindelijk worden de enkele meningen langzaam verdrongen door de meningen die vaker voorkomen. Zo ontstaat een soort balans tussen verschillende opvattingen. Individuele opvattingen of de posts van zogenaamde ‘trolls’ – mensen die vervelende dingen posten – verdwijnen langzaam naar de achtergrond. Een handige feature van AnswerGarden is trouwens dat wanneer je het eens bent met een bestaande mening, je hierop kunt klikken om deze snel te re-posten. Het leuke aan AnswerGarden is dat al heel snel een helder overzicht ontstaat van wat bezoekers ergens van vinden, zonder dat je hiervoor heel veel pagina’s tekst moet scannen. Thema’s, verbanden en contrasten tussen de antwoorden vallen snel op en het neemt ook nog eens niet zoveel ruimte op je webpagina in. Zelf een AnswerGarden op je site zetten? Dit werkt hetzelfde als het embedden van een YouTube-video. Op AnswerGarden.ch maak je eerst een nieuwe AnswerGarden aan door een stelling of een vraag te typen. De aangemaakte AnswerGarden kan je daarna embedden door de bijgeleverde code te copy-pasten in je website. De vormgeving en kleuren van de AnswerGardens zijn aan te passen en via het ’share’ paneel kan direct op diverse sociale netwerken gepost worden. AnswerGarden staat is nu sinds enkele weken publiekelijk beschikbaar en er is ook een Facebook App waarmee je direct op je wall kan posten. Momenteel is de standaardversie vormgegeven met Flash, maar een HTML-variant is in ontwikkeling. Iedereen van harte uit om ook eens te proberen of een AnswerGarden wellicht een leuke aanvulling is op het standaard commentsysteem of poll. Geef je mening! Auteurs: Richard van Tol (1976) en Sander Huiberts (1979) zijn de oprichters van creatiestudio Creative Heroes [http://creativehero.es/creativeheroes]. Binnen deze studio werken zij aan zeer diverse projecten waarbij de waarde van het concept centraal staat. Zo bleek deze studio al een broedplaats voor zaken op het gebied van geluid en muziekontwerp, fotografie, games, internetsites, electrische contrabassen, digitale toegankelijkheid, concepten voor televisie, brood en nog veel meer. Volg nieuwe ontwikkelingen op: http://twitter.com/creativeheroes en http://creativehero.es

Ken je de term powernap al? Maak je er wel eens grapjes over met je collega’s? ‘Haha, ik ga eventjes powernappen.’ Maar nu wil je eigenlijk wel eens weten waarom het nou eigenlijk moet en vooral hoe. Hier dan een artikel over het hoe en waarom van powernappen. Waarom een powernap? Heb je gedurende de dag steeds meer moeite met wakker blijven en vooral met concentreren? Gevoel dat je wel eventjes een dutje kan gebruiken en ga je dan vervolgens een uurtje liggen? Of heb je gewoon eventjes een creativiteit boost nodig? Dan ben jij waarschijnlijk de geschikte persoon voor een powernap. Een powernap is een heel erg kort dutje, wat precies genoeg is om je weer opgewekt te voelen en het zorgt ervoor dat je je beter kan concentreren. Daarnaast is aangetoond dat dit korte dutje positieve effecten heeft op de gezondheid. Een perfecte powernap duurt ongeveer 10-20 minuten blijkt uit verschillend onderzoek, dit is net lang genoeg om te slapen, maar niet lang genoeg om in een dusdanige slaap te raken dat het een negatief effect heeft op je nachtrust. Een powernap verhoogt de creativiteit, alertheid en je productiviteit. Aan het begin nadat je wakker wordt uit het dutje zal je dit nog niet merken, maar tien minuutjes daarna, zal je productief zijn als nooit tevoren! Dit fenomeen wordt al jaren gebruikt door grote namen, Leonardo Da Vinci bijvoorbeeld zou geen nachtrust hebben, maar elke 4 uur een powernap was voor hem voldoende. Ook Thomas Edison schijnt een groot powernapper geweest te zijn! Hoe moet je powernappen? Thuis We gaan eerst eventjes ervan uit dat je thuis bent, daar kan je namelijk gewoon in bed gaan liggen. De basis van een goede powernap: Drink een kopje koffie (optioneel). De caffeïne zal pas na 20 minuutjes gaan werken, wat precies lang genoeg is voor een powernap. De caffeïne zal dus gaan werken op het moment dat jij wakker moet worden! Zet je wekker ongeveer 20 minuutjes vooruit. Val je snel in slaap, dan is 20 minuutjes genoeg, als je lang doet over in slaap vallen is 25 minuten ook goed. Je valt ongeveer 5-10 minuten nadat je gaat liggen in slaap en de ideale slaaptijd is 10 minuten, daar moet je vanuit gaan. Ga in bed liggen, met je kleren aan. Houd je kleren aan als je op bed gaat liggen, dit verlaagt de drempel om na de powernap weer uit bed te komen. Probeer ook in bed te gaan liggen, in plaats van achterover in een stoel te gaan hangen, omdat je horizontaal beter slaapt. Gaat de wekker? Ga eruit. Geen twijfel, eruit. Je moet gelijk uit bed stappen als je wekker gaat, eventjes de snooze knop indrukken is fataal, je gaat dan een andere slaapfase in en je nachtrust zal erdoor verstoord worden. Ook wordt het daarna alleen maar lastiger om uit bed te komen! Ga aan je taak. Loop nog eventjes rond, drink wat water of een kop thee en begin aan je taak. Je zal je productiever voelen en je kan je waarschijnlijk beter concentreren. Op je werk of in de trein Waarschijnlijk heb je op je werk geen bed om in te gaan liggen, misschien mag een dutje ook helemaal niet, maar mocht je toch je baas overtuigd hebben van het nut van een powernap, lig dan lekker in de bureaustoel achterover, herhaal vervolgens wel de bovenstaande stappen. Misschien is een oogmasker een goed idee, of een petje over je hoofd. In de trein is hetzelfde als op je werk, gewoon achterover gaan liggen en dutten maar. In de trein houdt de app iNap in de gaten of je het station al nadert, op 100 meter van het station word je gewekt! Op je werk en in de trein is het misschien handig om de sleutel-methode te gebruiken. De sleutel methode Als je precies lang genoeg wilt powernappen, maar niet iedereen wilt storen met een wekker, dan kan je de sleutel methode overwegen. Het idee is simpel. Je gaat achteroverliggen en je pakt je sleutels. Deze houd je in je hand, boven de grond. Vervolgens doe je je dutje en word je wakker van op de grond vallende sleutels. Gefeiliciteerd, je hebt precies lang genoeg geslapen! Op het moment dat je niet meer zo in controle bent van je handen dat je sleutels op de grond vallen, kom je precies in de fase terecht waar je niet in moet komen van je slaap. Dus je slaapt precies lang genoeg! Daarnaast schrik je van het geluid van de vallende sleutels en deze adrenaline stoot zal je gelijk goed wakker maken! Deze methode is ideaal in de trein, je zal gelijk wakker worden en wakker blijven. Ik hoop dat het fenomeen powernappen nu iets duidelijker is, als je nog steeds met vragen blijft zitten, laat het dan eventjes weten via de comments, mail of twitter! Ook je eigen tips, ervaringen of verbeteringen zijn altijd welkom!

In de tijd waarin informatie steeds meer wordt, netwerken steeds meer en tijd schaarser door alle communicatiestromen, is niet alleen GTD een prima manier om dit te doen, maar ik sprak ook al eens over het “samenvoegen” van alle netwerken die je tot je beschikking hebt. Een inzicht in een “Social CRM” tool; GIST.com. Elke zelfstandige, maar ook in loondienst zijnde persoon, bouwt een netwerk op. Een netwerk met contacten uit zowel de “online” als “offline” wereld, in je adresboek op je computer, je LinkedIn contacten, je twitter connecties, je facebook vrienden, allemaal even waardevol, maar ontzettend veel tijd om allemaal te onderhouden en “van op de hoogte te blijven”. Here comes Gist ! Gist.com, “Know more about who you know”   " target="_blank">Gist.com verzorgd de “samensmelting” van al die on- en offline tools en contact databases, in 1 overzichtelijk, handig te gebruiken dashboard. Mijn mening daarover is nogal verdeeld, waarom zal je verderop tegenkomen. Waar GIST.com wel ontzettend goed in is, is het eenvoudig inzichtelijk maken van 1 persoon (inclusief zelf toegevoegde (meta)data) en zijn/haar activiteiten, bijvoorbeeld op het gebied van : Laatste twitter updates Laatste blogposts Foto’s van hem op Google Laatste zoekresultaten op Google Laatste contact met jou Wat is het overlappende netwerk waar jullie in bestaan En datzelfde geldt ook voor bedrijfsprofielen, die dus ook weer uit meerdere mensen kunnen bestaan. Wat heb ik er aan ? Alweer een extra tooltje ? Aan de hand van een paar gebruiksscenario’s ga ik met jullie GIST.com (en de manier waarop ik het toepas) doornemen. CRM systemen zijn er genoeg, maar juist de toevoeging van Social èn mobiel maakt het relevant. Scenario 1: Een nieuw klant contact Met elke afspraak, elk contact wat ik op dit moment op doe, is een zwik “handelingen” gekoppeld, vooral om die persoon te leren kennen. Even snel doornemen wat we ook alweer gingen bespreken, zijn laatste (prive) tweets doornemen en een kijkje in de foto’s “wie hij ook alweer was”. Door zijn Gist.com dossier snel door te nemen, heb ik al deze info bij de hand. Een laatste aantekening maak ik even op een printje voor het gesprek en je laat zien dat je ook daadwerkelijk tijd hebt geïnvesteerd in je afspraak. Even niet je laptop bij de hand ? Gelukkig is er ook een (gratis) iPhone app beschikbaar en is de site volledig mobiel toegankelijk voor de gebruikers zonder iPhone. Scenario 2: Je “inner circle” even updaten In de afgelopen jaren van GMail, linkedin en twitter gebruik heb ik (schrik niet) 2600 unieke connecties gelegd. Waanzinnig veel, waarvan er hooguit een aantal personen relevant zijn voor mij op dit moment. GIST.com bepaalt dat grotendeels zelf, door de “importance” van mensen te koppelen aan het meest recente contactmoment, de hoeveelheid contact en het aantal gekoppelde netwerken. Zo kan ik in 1 oogopslag voor iedereen met een “relevantie” hoger dan 90 de updates bekijken en zo op de hoogte blijven van wat zij schrijven, doen en eventueel relevante contacten. Door “Tags” toe te voegen aan personen kan ik ze ook nog in “zakelijk”, “prive”, “leads” of “potentials” opdelen en zo specifiek voor die doelgroep op de hoogte blijven. Scenario 3: Contactinformatie uitwisselen met je collega’s In een “boundaryless organisation” of “chaordische organisaties” (dank aan Ronald van den Hoff voor die woorden) waar we tegenwoordig leven is het open stellen en delen van informatie ontzettend relevant. Voor specifieke ad-hoc projecten, voor het samenstellen van doelgroepen, of simpelweg het delen van contact informatie van elkaar.   " target="_blank">GIST.com heeft dat ook al prima voor elkaar, waarmee je heel snel relevante klantinformatie kan uitwisselen en “mergen” met elkaar, waardoor je allemaal weer op de hoogte bent. Wat levert het op ? Kennis = macht, dat citaat blijft bestaan. De context wordt steeds relevanter, informatie op de juiste plek, op het juiste moment ontvangen is cruciaal voor dat moment. Ook vlak na dat moment is het updaten noodzakelijk, of je stelt zo’n melding uit tot later. Dankzij GIST.com kan ik de sociale netwerken bijna laten voor wat het is, op het moment dat ik iemand ga spreken zoek ik even de relevante informatie op en ben direct op de hoogte. Klinkt een beetje als “Vals spelen” en niet echt geboeid zijn door die persoon, maar je kan juist de “onzin” een beetje overslaan. Een technisch hulpmiddel waarmee je weer net even voorloopt op de rest. Het “algemene” dashboard van GIST.com is nog een flinke bak om door heen te worstelen elke dag, waardoor ik het niet gebruik. Wel kan je de relevantie flink verhogen om het zo als “inner circle” dashboard te gebruiken, of met specifieke tags te werken. Echt een “silver bullet” heb ik hier echter nog niet uit weten te halen. Ken jij soortgelijke voorbeelden van Social CRM ? Welke tools doen er ook zoveel voor niets en leveren jou zoveel meerwaarde op als gebruiker ? Laat het horen !

Als je meerdere computers hebt is het vaak een gedoe om altijd de juiste bestanden beschikbaar te hebben, dit kan je oplossen door dingen als Dropbox en Evernote te gebruiken. Lastiger is het om de applicaties synchroon te houden, er zijn wel applicaties die het ondersteunen om via het web te synchroniseren maar helaas zijn dit lang niet alle applicaties. Aangezien ik TextExpander en Things allebei heel vaak gebruik wilde ik deze graag synchroon houden, zowel op mijn MacBook Pro als op mijn Mac Pro (en Things ook nog op iPhone). Eerste poging was bij Things om deze te syncen van mijn Mac Pro naar mijn iPhone, en dan daarna van iPhone naar MacBook Pro, allemaal handmatig. Dat werkte niet zo geweldig. Gelukkig heb ik een betere oplossing gevonden, en die werkt voor (bijna?) alle applicaties. Op de Mac (en volgens mij op Linux ook) is het zo dat de meeste applicaties hun gebruikte data opslaan in een los mapje ergens in de home directory. Door die data te verplaatsen naar Dropbox en vervolgens met een symlink aan te geven dat de dropbox versie gebruikt moet worden kan je via dropbox synchroniseren. Hoe moet dit? Ik zal het uitleggen met als voorbeeld TextExpander. Vooraf: Installeer Dropbox (referral link, gratis 250MB extra) op beide computers Installeer de applicatie op beide computers Zorg dat de applicaties dezelfde versie zijn (weet niet of dit verplicht is, maar is sowieso handig) Op Computer 1: Maak in de dropbox een nieuw mapje waar je deze databases in kwijt kan, mijn mapje heb ik “SyncLibrary” genoemd. Sluit de System Preferences Versleep (niet kopiëren!) de hele map met de data van de applicatie: ~/Library/Application Support/TextExpander Je hebt nu het mapje “TextExpander” in de Dropbox Typ in de terminal: ln -s ~/Dropbox/SyncLibrary/TextExpander ~/Library/Application\ Support/TextExpander Ga naar met Finder naar: ~/Library/Application Support Als het goed is zie je nu bij de map “TextExpander” het icoontje van de dropbox status staan Op Computer 2: Sluit de System Preferences Verwijder het mapje TextExpander uit ~/Library/Application Support/ Typ in de terminal: ln -s ~/Dropbox/SyncLibrary/TextExpander ~/Library/Application\ Support/TextExpander Ga naar met Finder naar: ~/Library/Application Support Als het goed is zie je nu bij de map “TextExpander” het icoontje van de dropbox status staan Nu zou het moeten werken! Op deze manier heb ik TextExpander en Things gesynchroniseerd tussen mijn Mac Pro en MacBook Pro, maar volgens mij moet dit werken voor nog veel meer applicaties, en zelfs ook nog met meer dan 2 computers.